CSV in HubSpot importieren: Komplett-Anleitung 2026

CSV-Import in HubSpot: Überblick

Der Import von CSV-Dateien ist der schnellste Weg, um Firmendaten und Kontakte in HubSpot CRM zu übertragen. Ob Sie von einem anderen CRM wechseln, gekaufte Firmenadressen einpflegen oder Messelisten importieren – HubSpot bietet ein benutzerfreundliches Import-Tool, das den Prozess vereinfacht. Dennoch gibt es einige wichtige Details zu beachten, damit Ihre Daten korrekt und vollständig ankommen.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Import-Prozess in HubSpot – von der Vorbereitung Ihrer CSV-Datei über das Feld-Mapping bis zur Qualitätskontrolle nach dem Import.

Vorbereitung: CSV-Datei für HubSpot optimieren

Dateianforderungen

HubSpot stellt folgende Anforderungen an Import-Dateien:

• Dateiformat: CSV, XLSX oder XLS
• Maximale Dateigröße: 512 MB oder 500.000 Zeilen pro Import
• Zeichencodierung: UTF-8 (für korrekte Darstellung von Umlauten)
• Spaltenüberschriften: Jede Spalte benötigt eine eindeutige Überschrift in der ersten Zeile
• Keine leeren Zeilen: Entfernen Sie leere Zeilen zwischen Datensätzen

Pflichtfelder für verschiedene Objekttypen

Je nach Objekttyp benötigt HubSpot bestimmte Pflichtfelder:

• Kontakte: E-Mail-Adresse (als eindeutiger Identifikator)
• Unternehmen: Firmenname oder Unternehmensdomäne
• Deals: Deal-Name, Pipeline und Deal-Phase
• Tickets: Ticket-Name und Pipeline

CSV-Datei aufbereiten

Bereiten Sie Ihre CSV-Datei sorgfältig vor:

• Spalten benennen: Verwenden Sie aussagekräftige, englische oder deutsche Header (z. B. „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“, „Firma“)
• Datumsformate: HubSpot akzeptiert JJJJ-MM-TT, TT/MM/JJJJ und MM/TT/JJJJ
• Telefonnummern: Internationales Format mit Landesvorwahl (+49...)
• Mehrfachwerte: Semikolon als Trennzeichen innerhalb eines Feldes
• Leere Felder: Leer lassen, nicht mit Platzhaltern füllen

Schritt-für-Schritt: Der HubSpot-Import

1. Import starten

Navigieren Sie in HubSpot zu Kontakte → Kontakte (oder dem jeweiligen Objekt). Klicken Sie auf den Button „Importieren“ oben rechts. Wählen Sie „Datei vom Computer“ als Importquelle.

2. Importtyp wählen

HubSpot bietet verschiedene Importtypen:

• Eine Datei, ein Objekt: Für den Import eines einzelnen Objekttyps (z. B. nur Kontakte)
• Eine Datei, mehrere Objekte: Für verknüpfte Objekte in einer Datei (z. B. Kontakte und Unternehmen)
• Mehrere Dateien, mehrere Objekte: Für separate Dateien pro Objekttyp mit Verknüpfung über gemeinsame IDs

Für den Import von Firmendaten mit Ansprechpartnern wählen Sie idealerweise „Eine Datei, mehrere Objekte“ und markieren sowohl „Kontakte“ als auch „Unternehmen“.

3. Datei hochladen

Laden Sie Ihre vorbereitete CSV-Datei hoch. HubSpot zeigt eine Vorschau der ersten Zeilen an. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt erkannt werden und die Spaltenüberschriften lesbar sind.

4. Feld-Mapping konfigurieren

Im nächsten Schritt ordnen Sie Ihre CSV-Spalten den HubSpot-Feldern zu. HubSpot versucht ein automatisches Mapping basierend auf den Spaltenüberschriften. Prüfen und korrigieren Sie die Zuordnungen:

• Vorname → Vorname (Contact Property)
• Nachname → Nachname (Contact Property)
• E-Mail → E-Mail (Contact Property)
• Firma → Name des Unternehmens (Company Property)
• Branche → Branche (Company Property)

Für Felder, die in HubSpot nicht existieren, können Sie benutzerdefinierte Eigenschaften direkt im Import-Dialog erstellen.

5. Import-Einstellungen festlegen

Konfigurieren Sie wichtige Import-Optionen:

• Doubletten-Handling: Bestehende Datensätze aktualisieren oder nicht aktualisieren?
• Listen-Erstellung: Erstellen Sie automatisch eine statische Liste mit allen importierten Kontakten – das erleichtert die spätere Nachverfolgung
• Import-Name: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Firmendaten IT-Branche März 2026“)

6. Import durchführen und prüfen

Klicken Sie auf „Import starten“. HubSpot verarbeitet die Datei und zeigt nach Abschluss eine Zusammenfassung mit der Anzahl erstellter, aktualisierter und übersprungener Datensätze. Eventuelle Fehler werden in einer separaten Fehlerdatei zum Download bereitgestellt.

Häufige Import-Fehler und Lösungen

Umlaute werden falsch angezeigt

Dieses Problem tritt auf, wenn die CSV-Datei nicht in UTF-8 codiert ist. Lösung: Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor (z. B. Notepad++), ändern Sie die Codierung auf UTF-8 und speichern Sie erneut.

Datensätze werden nicht erkannt

Wenn HubSpot Datensätze überspringt, prüfen Sie:

• Ist das Pflichtfeld (E-Mail bei Kontakten, Firmenname bei Unternehmen) befüllt?
• Sind die E-Mail-Adressen im korrekten Format?
• Gibt es versteckte Sonderzeichen oder Leerzeichen?

Doubletten nach dem Import

HubSpot erkennt Doubletten bei Kontakten anhand der E-Mail-Adresse und bei Unternehmen anhand der Unternehmensdomäne. Wenn diese Felder fehlen oder abweichen, können Doubletten entstehen. Nutzen Sie nach dem Import das HubSpot-Tool zur Doubletten-Bereinigung unter Kontakte → Aktionen → Doubletten verwalten.

Best Practices für regelmäßige Imports

Wenn Sie regelmäßig Firmendaten aus Branchendatenbanken in HubSpot importieren, beachten Sie diese Best Practices:

• Einheitliche Vorlagen: Verwenden Sie immer dieselbe CSV-Vorlage mit identischen Spaltenüberschriften
• Import-Listen nutzen: Erstellen Sie bei jedem Import eine eigene Liste für die Nachverfolgung
• Workflows einrichten: Erstellen Sie HubSpot-Workflows, die neue Imports automatisch zuweisen und taggen
• Regelmäßige Bereinigung: Prüfen Sie monatlich auf Doubletten und veraltete Daten
• Dokumentation: Dokumentieren Sie jeden Import mit Quelle, Datum und Anzahl der Datensätze

Fazit: Saubere Daten für besseren Vertrieb

Ein korrekt durchgeführter CSV-Import ist die Grundlage für effiziente Vertriebs- und Marketing-Prozesse in HubSpot. Investieren Sie Zeit in die Datenaufbereitung, nutzen Sie das automatische Mapping als Ausgangspunkt und kontrollieren Sie die Ergebnisse sorgfältig. Mit hochwertigen Firmendaten und einem sauberen Import-Prozess maximieren Sie den Wert Ihres HubSpot CRM und steigern die Produktivität Ihres Vertriebsteams.